Para muita gente, só de pensar na hipótese de criar empresa causa um friozinho na barriga, só de imaginar a responsabilidade e todas as coisas que são necessárias ter em conta.
A verdade é que a tendência é para que todo este processo seja cada vez mais fácil e com o aconselhamento certo, tudo se torna mais acessível.
- Como saber se é o momento certo?
Esta é uma resposta que muita gente tem dificuldade em responder por as variáveis serem muitas. Em boa verdade, existem 2 aspetos que influenciam muito esta decisão:
Um deles é a validação da rentabilidade do projeto. Muitas vezes é preferível fazer pequenos testes como questionários ou vendas com atividade em nome individual para validar se realmente conseguimos vender o nosso produto ou serviço, e confirmar se é possível obter uma rentabilidade aceitável para investir mais tempo, pessoas e dinheiro nesse mesmo projeto, para o poder escalar de modo a alcançar os objetivos.
Por outro lado, quando existe um volume elevado de investimento inicial, compensa criar uma empresa para que fiscalmente seja bastante mais vantajoso realizar todo o investimento da empresa, para mais tarde abater aos rendimentos que venham a ser gerados.
Nesta questão também é muito importante que seja medida a margem bruta do negócio, que varia muito de acordo com o que se vende. Mas se descontarmos todos os custos que temos, fixos ou variáveis, ao valor de faturação, é possível tirar conclusões mais precisas sobre os recursos necessários para o fazer crescer.
- Quais os passos a realizar para criar uma empresa?
Criar empresa é bastante simples se for feito online. Em alternativa, poderá sempre ser contratado um advogado ou solicitador, ou efetuar o registo presencialmente numa conservatória. Para criar empresa online é apenas preciso verificar que todos os sócios têm a chave móvel e a assinatura digital do cartão de cidadão a funcionar, uma vez que é com isso que serão validados os documentos.
Através do site de registo de empresas online, é possível fazer o pedido do nome da empresa, sem custos adicionais, que é aprovado em 24 horas e depois de aprovado, são concedidas mais 24 horas para avançar com o registo da empresa, com aquele nome. Este pedido tem um custo de 75€ se for feito presencialmente ou através de um advogado/solicitador.
Há ainda a alternativa de escolher um dos nomes de firmas fantasia, pré-aprovados, em que reduz o tempo necessário para o registo da empresa, embora online seja bastante rápido constituir empresa.
Depois de aprovado o registo da empresa, é necessário preencher o Registo Central do Beneficiário Efetivo – RCBE – em que basicamente é introduzida toda a informação de quem é dono e quem é responsável pela empresa. Este documento é necessário para o passo seguinte: criar uma conta bancária.
E sim, é necessário criar uma conta bancária para a empresa. O IBAN é necessário para que o contabilista possa entregar a declaração de início de atividade da empresa.
Depois deste passo, a empresa pode operar, estimando-se habitualmente quem em 1-2 semanas fique tudo concluído. Exceções há quando estamos perante atividades que requerem licenciamentos específicos, obras, entre outros.
- Preciso de ter um contabilista?
Uma empresa precisa de nomear um contabilista responsável pela respetiva contabilidade. Por um lado, existe desde início a responsabilidade de pagar este serviço contínuo, mas por outro, é o contabilista que trata da maioria dos temas ou burocracias iniciais e recorrentes. Mas mais do que isso, assume um papel muito importante no tratamento dos dados para medir a performance financeira e aconselhar sobre decisões importantes para os negócios. Por vezes esta relação assume-se como uma parceria capaz de acelerar bastante o desenvolvimento do negócio.
- Que Tipo de empresa compensa mais?
O Tipo de empresa a constituir é geralmente delimitado pelas caraterísticas do negócio. Isto porque para constituir uma sociedade anónima exige a existência de mais do que um acionista e um capital social mínimo de 50.000€. E neste sentido, resta-nos apontar a sociedade por quotas.
Há ainda a sociedade unipessoal por quotas, em que se distingue por ter apenas um sócio, sendo necessário fazer esta distinção no nome e Tipo de empresa. Nada mais é diferente, comparativamente com a sociedade por quotas.
O registo de uma empresa pode ter valores muito distintos. O mais económico é através do registo online, onde com 220€ se consegue escolher o nome da firma e fazer o respetivo registo. Em alternativa, presencialmente numa conservatória, o pedido de nome (opcional) tem o custo de 75€, mais 360€ para o respetivo registo. E ainda, se se optar por contratar um advogado/solicitador, acrescem os respetivos honorários.
- Quanto custa criar uma empresa?
E além deste custo, deve existir o cuidado de perceber se o negócio exige licenças específicas que tenham acréscimo de custos iniciais.
Todos os demais custos são recorrentes com a atividade da empresa. Caso o gerente da empresa não preste contribuições para a segurança social, deve considerar a necessidade de contribuir mensalmente pelo mínimo de 34,75% do valor do Indexante de Apoio Social (IAS) em vigor. E por outro lado existe sempre o valor da avença do contabilista responsável pela empresa.
Tudo o resto serão custos específicos do próprio negócio.
- Qual o valor do capital social?
O valor ideal do capital social deve ser aquele que se considere necessário investir para que seja possível colocar o negócio a operar e gerar dinheiro. Legalmente existe o valor mínimo de 1€ por sócio, mas deve-se ter em conta que a credibilidade da empresa perante financiadores e fornecedores será tão superior quanto maior for o valor definido como capital social.
- Não posso utilizar o valor do capital social?
O valor do capital social deve ser colocado na conta bancária da empresa, no prazo estabelecido no respetivo registo, que poderá ser até ao fim do ano em que a empresa é criada.
Tal como acima referido, este valor é colocado na conta bancária da empresa para realizar o investimento necessário. Neste sentido, o valor do capital social deve ser utilizado para pagar despesas da empresa, ou mesmo salários. A única regra é que sejam despesas necessárias ao negócio e que estejam devidamente documentadas, com os dados da empresa.
- Preciso de um sistema de faturação? Qual é o melhor?
Uma empresa não pode utilizar os famosos recibos verdes para faturar, o que exige a subscrição de um sistema de faturação. Não existe um único sistema de faturação melhor que possamos recomendar, já que cada um tem as suas vantagens em determinadas áreas de negócio. Ainda assim, podemos dizer que:
- Em serviços, as exigências são reduzidas e o Vendus será um sistema de faturação económico e intuitivo;
- Para e-Commerce, o Moloni apresenta uma boa capacidade de faturação integrada com lojas online, o que permite poupar bastante tempo;
- E o InvoiceExpress, é aquele que será mais adequado para quem utiliza o regime OSS, de vendas a consumidores finais dentro da UE.
- Estou financeiramente protegido contra dívidas da empresa?
Uma sociedade tem como vantagem a delimitação da responsabilidade dos sócios pelas dívidas das empresas. Contudo, existem 2 regras que devem ser tidas em conta.
Em primeiro lugar, não podem existir indícios de que o gerente colocou a empresa numa situação de incumprimento, de forma propositada. Caso se demonstre que tal ocorreu, o mesmo pode ser responsabilizado com o seu património pessoal para pagamento das dívidas contraídas pela empresa.
Por outro lado, os bancos exigem muitas vezes garantias pessoais para a concessão de empréstimos. E aqui deve existir o cuidado de verificar muito bem todos os requisitos, embora muitas vezes as empresas não têm sequer a necessidade de recorrer a financiamentos bancários.
- Preciso de um plano de negócios?
Não é obrigatório mas ajuda bastante a definir o rumo de uma empresa, e com o que o gerente deve contar. Um plano de negócios deve quantificar todas as despesas e rendimentos que são esperados e ao mesmo tempo é possível traçar diferentes cenários, para que possamos antecipar estratégias distintas em função de desempenhos distintos.
Por vezes, o plano de negócios acaba por ser uma exigência, quando estamos perante fontes de financiamento público ou ajudas de fundos comunitários, por exemplo.