A gestão da tesouraria nas empresas é, muitas vezes, uma grande dor de cabeça para os empresários e, a sua complexidade aumenta com a quantidade de transações que cada negócio exige.
A previsibilidade do dinheiro disponível torna-se bastante difícil de obter o que dificulta a confiança dos gestores na tomada de decisões.
Por exemplo, no setor do retalho, a rentabilidade líquida média anda em torno dos 3-4%, o que significa que, por cada 1.000€ de vendas, apenas 30-40€ sobram como rendimento. Desta forma, se, dos 1000€ de vendas, exigem 960€ de pagamentos, é possível percecionar a exigibilidade imposta sobre o responsável por gerir os fluxos de dinheiro.
Esta situação agrava-se com várias situações possíveis de ocorrer, nomeadamente quando existe um montante elevado de custos fixos, aliado à sazonalidade do negócio. Quanto maior a variação das vendas ao longo do ano, maiores serão as necessidades de prever os fluxos de tesouraria pois, com margens reduzidas, é bem provável que existam meses em que é maior a quantidade de dinheiro que sai do que aquela que entra.
Fluxos de caixa vs. Resultado líquido
Ora, isto não significa que devemos descuidar a atenção sobre o resultado líquido que a demonstração de resultados nos dá. Esta demonstração dispõe, entre gastos e perdas, se num determinado período de tempo (genericamente anual), o rendimento ou perdas que se daí resultaram.
Por outro lado, temos a demonstração de fluxos de caixa, que tem em conta os prazos de pagamentos e recebimentos existentes sobre as compras e vendas consideradas para a demonstração de resultados. Desta forma, esta demonstração representa as entradas e saídas de dinheiro e deverá indicar e explicar as variações ocorridas nas disponibilidades monetárias da empresa, que deverão ser, genericamente, dinheiro em caixa e em contas bancárias.
O que se deve ter em conta na criação de um negócio?
As necessidades de tesouraria devem ser previamente estimadas antes de qualquer projeto empresarial. Em boa verdade, as necessidades urgentes de dinheiro não previstas tendem a ser significativamente mais caras para as empresas, o que se reflete numa redução do rendimento, fruto de um planeamento de tesouraria incorreto.
Ainda que se preveja que um negócio gere rendimento logo desde o seu início, muitas vezes requer investimentos avultados iniciais, em maquinarias ou em stocks iniciais, por exemplo, e, por outro lado, nem sempre se consegue vender e receber na mesma data.
Todos estes factos impactam no montante de dinheiro necessário para iniciar os projetos empresariais. Criam-se, muitas vezes, empresas com um capital social reduzido, mas devem ser tidas em conta estas estimativas de necessidades para que o projeto seja bem-sucedido. Ainda que os sócios não tenham maior capacidade de investimento, devem estar cientes de todas necessidades e procurar fontes de financiamento alternativas, como por exemplo a banca. E, lá está, estes custos de financiamento devem também constar no plano de negócios, mas, quando planeados atempadamente, terão certamente taxas de juro mais baixas.
Para a análise destes fluxos, aos valores utilizados deve ser retirado o valor do IVA, e é muito importante ter noção de três indicadores que nos ajudam a interpretar a tesouraria operacional de cada negócio:
Prazo médio de recebimentos
O prazo médio de recebimentos, tal como o nome indica, diz-nos, em média, quantos dias a empresa demora a receber o seu dinheiro. Da fórmula abaixo apresentada, conseguimos tirar o seguinte exemplo: se uma empresa vende anualmente 120.000€ e tiver um PMR de 60 dias, em média terá cerca de 20.000€ por receber, de forma permanente, assumindo a atividade contínua e regular do negócio.
Prazo médio de pagamentos
Por sua vez, o prazo médio de pagamentos diz-nos, em média, quantos dias a empresa demora a pagar aos seus fornecedores. Da fórmula abaixo apresentada, conseguimos tirar o seguinte exemplo: se uma empresa efetua compras anualmente 70.000€ e tiver um PMP de 30 dias, em média terá cerca de 5.833€ por pagar, de forma permanente, assumindo a atividade contínua e regular do negócio.
Duração média dos stocks
É também bastante importante ter noção de quanto tempo as mercadorias ou matérias-primas levam a ser vendidas ou consumidas, seja para gestão de tesouraria ou eficiência de espaço e qualidade de produtos. Numa empresa que se dedique apenas à prestação de serviços esta questão não se coloca.
Com a fórmula da DMI podemos interpretar que, se existem em stock 30.000€ de mercadorias e matérias-primas e, ao longo do ano o consumo destes for de 90.000€, em média, as mercadorias e matérias-primas estão 120 dias em armazém.
Ciclo operacional líquido
O ciclo operacional líquido agrega estes três indicadores para nos dizer quanto tempo o valor de uma venda demora a ser recebido.
Desta fórmula conseguimos deduzir que o Ciclo Operacional Líquido dos exemplos acima apresentados é: 120 + 60 – 30 = 150 dias.
Interpretando estes dados, sabemos que, para vender produtos, em média compro mercadorias e matérias-primas 120 dias antes da venda, demoro ainda mais 60 dias a receber dos clientes e, em contrapartida, consegue-se 30 dias para pagar aos fornecedores e reduz um pouco as necessidades de tesouraria.
Operações, financiamento e investimento
Os indicadores apresentados acima apenas respeitam aos fluxos operacionais da empresa, isto é, às atividades essenciais para a prossecução do negócio.
Contudo, além dos fluxos operacionais, existem também os fluxos de financiamento e investimento, cujo reflexo não é tão notório na demonstração de resultados. Ainda assim, impactam bastante as disponibilidades de dinheiro na empresa, e daí a importância da sua análise.
Nas operações de financiamento temos a obtenção de empréstimos ou entradas de dinheiro realizadas pelos sócios ou outros investidores, que visam colmatar as necessidades financeiras. No reverso, temos o reembolso destes financiamentos, de acordo com o respetivo acordo ou contrato.
Já os fluxos de investimento respeitam à aquisição de máquinas, edifícios, patentes, entre muitos outros elementos cuja duração se espera que seja de longo prazo. Por vezes estes investimentos são avultados e geram exfluxos de dinheiro. Pelo contrário, quando a empresa decide vender os mesmos, há entradas de dinheiro por estas vendas.
Desta forma, através da demonstração de fluxos de caixa é possível verificar as variações de fluxos financeiros, separada por movimentos operacionais, de financiamento ou de investimento.
Automatizar o controlo de tesouraria
Com as ferramentas tecnológicas que hoje podemos aceder é possível obter grandes eficiências do tempo despendido a analisar os fluxos de dinheiro de cada empresa. A contabilidade organizada e atualizada, com mais algumas ferramentas adequadas, permitem a obtenção destes indicadores em dashboards de modo automático, permitindo aos empresários e gestores analisarem os fluxos e necessidades sem perderem tempo a tratar a informação.
O sistema de controlo de gestão da Inoconta é um exemplo disso mesmo. Procuramos, desta forma, gerar eficiência na análise de desempenho das empresas.