A criação de um negócio digital parece, muitas vezes, bastante mais acessível, quando comparada com a criação de negócios mais tradicionais. Ainda assim, as obrigações contabilísticas e fiscais continuam a ser um grande quebra-cabeças pela quantidade de legislação complexa e pouco organizada. Vejamos então os principais aspetos contabilísticos a ter em conta, antes de criar um E-commerce, ou de se tornar um freelancer digital.
1. A diferença entre Produtos e Serviços
A distinção entre produtos e serviços importa em 2 aspetos: os produtos obrigam ao registo e controlo de de stocks, assim como a comunicação do inventário à Autoridade Tributária no fim de cada ano para empresas com contabilidade organizada; por outro lado, nas vendas internacionais, produtos e serviços estão sujeitos a normas diferentes que, por vezes, nos colocam enquadramentos de IVA distintos.
A diferença entre Produtos Físicos e Produtos Digitais
No âmbito do E-commerce é ainda importante saber que os produtos digitais são considerados serviços, em contabilidade. Esta distinção existe desde logo porque um produto físico requer o controlo de stocks e transporte de mercadorias, enquanto um produto digital poderá ser vendido uma infinidade de vezes.
2. Devo criar uma empresa ou abrir atividade individual?
Esta é uma questão que não tem uma resposta direta possível, já que existem muitas variáveis, que requerem sempre a realização de simulações, com vários cenários de faturação e de despesas, para que se possa tomar decisões mais adequadas.
Ainda assim, deve ser sempre solicitado, para cada área de negócio, 2 ou 3 hipóteses de volume de despesas e de faturação, que permitam ter dados concretos para decidir.
No entanto, quando não existem, nem quaisquer perspetivas sobre o volume de vendas, nem o investimento inicial é elevado, deverá ser menos arriscado e mais plausível abrir um negócio em atividade individual, numa primeira fase.
Empresário em nome individual vs. Empresa
Empresário em Nome Individual
A abertura de atividade em nome individual é relativamente simples. Basta entregar a declaração de início de atividade no Portal das Finanças embora se deva estar bem ciente das opções que são introduzidas nesta declaração, nomeadamente as opções da isenção de IVA, do regime simplificado e operações internacionais.
Neste regime existe isenção de contribuições para a Segurança Social nos primeiros 12 meses, para quem não tiver rendimentos de trabalho dependente no momento de início da atividade independente.
Nos restantes casos a contribuição é proporcionalmente calculada face ao volume de faturação e poderá ser simulada aqui.
Empresa
A criação de uma empresa é também hoje bastante simplificada. A criação de empresa online é acessível, quando um dos sócios tem chave móvel digital. É depois necessário fazer o registo RCBE, sem custos online, e criar uma conta bancária para a empresa. No entanto, como requer a nomeação de contabilista certificado, é preferível delegar ou tratar de todo o processo sob a orientação deste.
As vantagens de criar empresa residem na delimitação das responsabilidades financeiras que incidem sobre o empresário, assim como a maior acessibilidade a financiamentos bancários e projetos de financiamento. Por outro lado, existem vantagens fiscais com o imposto sobre o rendimento, que deverão ser simuladas para apurar os benefícios, de acordo com os níveis de rendimentos e despesas.
Regime simplificado ou contabilidade organizada?
O regime simplificado dispensa o registo contabilístico de todos os movimentos financeiros embora seja necessário fazer registos de uma boa parte dos movimentos quando há a necessidade de fazer apuramento de IVA (para as situações de não isenção).
Neste caso, o apuramento do rendimento sujeito a imposto é feito com base em coeficientes. Por exemplo, em serviços digitais, consideram-se 75% da faturação como rendimento sujeito a imposto, embora seja necessário justificar 15% das despesas afetas ao negócio no portal E-Fatura, para que não haja um agravamento de imposto acima daquele calculado sobre 75% da faturação. Já na venda de produtos, habitualmente considera-se rendimento sujeito a imposto 15% do volume de vendas.
Quando a margem de rendimento do negócio fica abaixo destas percentagens, deverá ser penalizador estar no regime simplificado já que o rendimento real é inferior ao rendimento sujeito a imposto. Ainda assim, as diferenças entre as taxas de IRS e IRC também causam alguns efeitos que poderão inverter as vantagens de cada alternativa.
Já na contabilidade organizada o rendimento sujeito a imposto é apurado sobre o rendimento real: rendimentos menos despesas. É obrigatório para volumes de vendas acima dos 200.000€/ano e tem a vantagem de ser requisito para concorrer a muitos projetos de financiamento.
Tanto o regime simplificado como a contabilidade organizada podem ser utilizados na atividade em nome individual ou em empresa, desde que o volume de faturação não ultrapasse os 200.000€/ano, nível acima do qual é obrigatória a contabilidade organizada.
Na generalidade dos casos é mais acessível a escolha pelo regime simplificado em atividade individual e a escolha da contabilidade organizada para empresas, embora isto não dispense a simulação de cenários para cada caso em concreto, onde se determina o imposto a pagar para determinados níveis de rendimento e despesa.
3. Que despesas são aceites?
Regime simplificado
No regime simplificado as despesas têm impacto para o apuramento do IVA, quando aplicável. Mais abaixo descrevemos as condições em que o IVA pode ser dedutível.
Como o rendimento é apurado com base em coeficientes, apenas se deve ter o cuidado de afetar à atividade 15% das despesas elencadas no E-Fatura, nas situações em que o coeficiente aplicável é 75%, que abrange grande parte das prestações de serviços.
Contabilidade organizada
Para que uma despesa seja aceite na atividade empresarial, terá que ter, pelo menos, o contribuinte da empresa, ou do ENI (a dedução de IVA exige mais informação). Ainda assim, terá que existir sempre a noção de que se trata de uma despesa necessária ao exercício da atividade - nexo de causalidade.
Existe ainda um conjunto de despesas que, por darem espaço a abusos, são aceites, mas com uma penalização fiscal. Disto são exemplo as despesas com viaturas ligeiras de passageiros não elétricas, cujos gastos são tributados a uma taxa independente (tributações autónomas) que varia entre 10-35%, de acordo com o respetivo custo de aquisição. Um outro exemplo são as despesas de representação, como refeições, que são tributadas a 10%. Quando a empresa tem prejuízo, estas tributações são ainda elevadas em 10%, exceto nos 2 primeiros anos de atividade.
4. O que é necessário ter em conta em relação ao IVA?
O IVA é um imposto que visa tributar o produto final. Desta forma, toda a legislação está feita com o objetivo de tributar no país de destino/consumo, já que cada país cobra o seu próprio IVA. Isto não é assim em todos os casos pois nem sempre é fácil de o concretizar sem a fuga de impostos.
A isenção de IVA até 12.500€ de vendas compensa?
Grande parte dos empreendedores inicia a sua atividade através dos bem conhecidos recibos verdes, onde estão isentos de IVA nas vendas ou serviços prestados até 12.500€. No entanto, nem sempre compensa aproveitar esta isenção.
Quando faturamos a empresas que têm direito a deduzir IVA, o IVA que é cobrado não é um custo para essas empresas, já que enquanto clientes conseguem deduzir o IVA das compras.
Por outro lado, ainda existe a vantagem de se conseguir deduzir o IVA das compras efetuadas no próprio negócio. Nestes casos, faz sentido iniciar a atividade não optando pela isenção de IVA.
Há ainda a ter em conta que, nas compras fora de Portugal, se estiver inscrito no VIES e não estiver no regime de isenção poderá adquirir as mesmas isentas de IVA.
Que IVA posso deduzir?
Para poder deduzir o IVA será necessário que a faturação do negócio seja sujeita a IVA. Mas esta dedução não é sempre possível. Em despesas de representação e despesas com viaturas ligeiras de passageiros (exceto eletrificadas) o IVA não é dedutível, a não ser que essas mesmas despesas sejam objeto de faturação a clientes como por exemplo os serviços TVDE.
Se a morada de residência coincide com a morada da empresa não se poderá deduzir mais do que 25% do IVA das despesas comuns, como água, luz e comunicações.
Por outro lado, é necessário que cada despesa tenha o nome, NIF e morada do ENI ou da empresa em causa. Daqui se deduz que uma fatura simplificada não permite a dedução do respetivo IVA, pois habitualmente apenas contém o NIF.
O que é o Reverse Charge?
O Reverse Charge ocorre quando a responsabilidade de entrega do IVA ao Estado recai sobre quem compra, sabendo-se que habitualmente quem deve entregar o IVA é quem vende ou quem emite a fatura. Isto pode acontecer por várias razões.
No caso do comércio internacional, quando é aplicado, justifica-se pelo facto de o IVA ser devido no país de destino/consumo dos produtos. Como cabe a cada Estado recolher os seus impostos, é mais fácil ser o adquirente a entregar o respetivo imposto no seu país (o de destino). Mas isto só é possível quando o adquirente está registado para efeitos de IVA, já que tem obrigações declarativas e só nestas condições funciona bem o Reverse Charge - facilidade de controlo pelas autoridades.
O que acontece na generalidade dos casos de empresas a efetuar compras internacionais é que têm, ao mesmo tempo, a obrigação de pagar e deduzir o imposto sobre o valor daquilo que compraram e o efeito é nulo.
O Reverse Charge não se aplica a consumidores finais porque, como não têm obrigações declarativas regulares nem registo para compras transfronteiriças, seria muito difícil controlar a devida entrega do IVA ao Estado de cada país.
5. Prazos a cumprir
IVA: para todos os negócios com faturação mensal inferior a 650.000€ o IVA é apurado a cada trimestre. O valor apurado corresponde ao IVA de todas as vendas, descontando o IVA das compras que pode ser deduzido. A declaração de IVA tem que ser entregue até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao fim de cada trimestre, e o pagamento tem que ser feito até ao dia 25 do mesmo mês. Por exemplo, para o primeiro trimestre de cada ano, a declaração de IVA tem que ser entregue até ao dia 20 de maio, e o pagamento feito até ao dia 25 de maio.
Na isenção de IVA até 12.500€ de faturação, não é feita a entrega de declarações de IVA.
Comunicar o SAFT da faturação: até ao dia 12 de cada mês, todas as faturas do mês anterior devem ser comunicadas no Portal das Finanças. Hoje em dia, a maioria dos sistemas de faturação já permite a comunicação automática das faturas, evitando preocupações com o cumprimento de prazos. As faturas emitidas ao abrigo do enquadramento OSS não são comunicadas no Portal das Finanças.
Segurança Social: para quem abre atividade individual a tempo inteiro, sem qualquer outro rendimento, existe a isenção de contribuições para a Segurança Social durante 12 meses. Aos restantes casos, cabe o pagamento até ao dia 20 de cada mês, das respetivas contribuições. Trimestralmente existe a obrigação de comunicar no portal da Segurança Social o volume de faturação de cada trimestre, para atualizar o valor a pagar das contribuições.
Retenções na fonte: até ao dia 20 de cada mês existe a obrigação de pagar eventuais retenções na fonte sobre serviços adquiridos a independentes (ENI) ou sobre rendas.
6. O que devo saber para o comércio internacional?
No comércio internacional faz-se a distinção entre países que estejam fora da União Europeia (Países Terceiros) e aqueles que pertencem à União Europeia (Países Intracomunitários).
Também é muito importante distinguir quando vendemos ou prestamos serviços a empresas (B2B) ou consumidores finais (B2C).
Venda de produtos para países intracomunitários (B2B)
Quando estamos perante empresas de países intracomunitários, deve ser validado se o contribuinte do adquirente (VAT ID) está registado no VIES. Em caso afirmativo, estas vendas serão isentas de IVA, de acordo com o RITI, aplicável apenas a produtos.
Venda de produtos para países intracomunitários (B2C)
Quando vendemos produtos a consumidores finais de países intracomunitários, regra geral, devemos cobrar IVA, à mesma taxa praticada para clientes nacionais. Isto é válido para vendas inferiores a 10.000€ efetuadas para cada país da UE. Quando este montante é ultrapassado, deve ser adotado o regime simplificado OSS, que é opcional abaixo do volume de vendas referido.
Venda de produtos para países terceiros(B2B e B2C)
Na venda de produtos para países terceiros (fora da UE) deve haver a correta identificação e faturação do cliente, já que a venda será feita isenta de IVA, ficando ao encargo do comprador liquidar o IVA no país de destino. Aqui a venda é sempre isenta de IVA, já que estamos perante produtos físicos, que possibilitam o controlo feito à entrada de cada país pelas alfândegas, que se encarregam de cobrar o respetivo imposto, no destino.
Prestação de serviços para países intracomunitários (B2B)
Na prestação de serviços a empresas da UE será necessário validar que o adquirente está registado no VIES para que a respetiva faturação seja isenta de IVA.
Prestação de serviços para países intracomunitários (B2C)
Na prestação de serviços a consumidores finais, de países intracomunitários, o IVA deve ser liquidado à mesma taxa aplicável a clientes nacionais. Na prestação de serviços ou em produtos digitais não é aplicável o regime OSS.
Prestação de serviços para países terceiros(B2B)
Na prestação de serviços a empresas fora da UE, há a necessidade de solicitar ao adquirente um modelo RFI, um documento que atesta a atividade comercial e que reúne condições para liquidar o IVA no país de destino. Com um modelo RFI, a faturação deverá ser isenta de IVA.
Prestação de serviços para países terceiros (B2C)
A prestação de serviços a consumidores finais de países terceiros, está habitualmente sujeita a IVA às taxas praticadas a nível nacional.
Exceção são as prestações de serviços de telecomunicações, de radiodifusão ou televisão e serviços por via eletrónica, que não se consideram prestados em território nacional, logo estão isentos de IVA. Exemplo disso são os serviços de marketing digital e programação informática.
7. OSS - One Stop Shop
O One Stop Shop - OSS é um sistema integrado no Portal das Finanças que permite a cobrança do IVA do país de destino, quando se tratem de vendas de produtos (não aplicável a serviços), para consumidores finais, em países intracomunitários.
O OSS é obrigatório quando seja ultrapassado o montante vendas de 10.000€ para um determinado país intracomunitário num só ano, sendo opcional para vendas abaixo de 10000€, por país, e será vantajoso quando o país de destino pratica taxas de IVA mais baixas.
Se não existisse este regime, cada contribuinte teria que se registar em cada país de destino para que pudesse cobrar a taxa de IVA correspondente.
O OSS não é aplicável a negócios B2B. Nestes casos, será necessária a validação de que a empresa cliente se encontra inscrita no VIES, situação em que as vendas são feitas isentas de IVA, com a menção na fatura de IVA autoliquidação -"reverse charge".
8. A aquisição de serviços digitais a países terceiros
Deve ter em conta que a aquisição de serviços em países terceiros deve ser sujeita a retenção de imposto pelo adquirente de 25%, caso o adquirente não apresente o modelo RFI, comprovativo de que detem atividade comercial (B2B).
9. Faturação e Guias de Transporte
A guia de transporte é opcional quando a fatura é enviada com a mercadoria. Um destes documentos deverá acompanhar sempre a mercadoria vendida, já que a todo o tempo, as transportadoras poderão ser abordadas por uma fiscalização tributária, onde validam se as quantidades transportadas correspondem à informação constante na fatura ou guia de transporte que as acompanha.
O software de Faturação
A escolha do software de faturação requer algum cuidado nos projetos de E-commerce, já que existe um conjunto de requisitos que nem todos os softwares que integram com lojas online conseguem cumprir, nomeadamente:
- Descrição;
- Quantidades;
- Taxa de IVA;
- Distinção entre produtos variáveis;
- NIF do cliente.
Deve ainda ser devidamente testado antes de emitir faturas oficiais, evitando a emissão de faturas com taxa de IVA ou descrições incompletas.
Será preferencial ter um software de faturação que permita criar documentos como rascunho a partir das encomendas na loja online, para validação de toda a informação antes de finalizar cada documento de venda.
Apesar de cada projeto ter as suas necessidades específicas, o software que recomendamos é o Moloni, não dispensando a avaliação da devida adequação a cada loja online.
10. A contabilidade pode ser digital?
Sim, hoje em dia já é permitido o arquivo digital da contabilidade embora tenha regras específicas de arquivo e nem todos os softwares de arquivo digital cumprem os requisitos.